Jak prowadzić księgowość w firmie

Jednym z elementów rachunkowości jest księgowość. Najprościej można ją zdefiniować jako część rejestracyjną rachunkowości. Polega na tym, że rejestruje się w specjalnych formularzach wszystkie zdarzenia gospodarcze, które muszą być udokumentowane. Należy więc tu sporządzanie dokumentacji, obliczanie podatku dochodowego i VAT (jeśli firma jest płatnikiem tego podatku), a także dokumentacji do ZUS. Czy robić to samemu, czy też lepiej zatrudnić to tego specjalistyczną firmę.

Wszystko zależy od wielkości przedsiębiorstwa. Niewielkie, jednoosobowe firmy mogą samodzielnie prowadzić księgowość. Z reguły mają one przychody mniejsze niż 1,2 mln euro. Wtedy wystarczy, że prowadzą księgę przychodów i rozchodów, której prowadzenie nie jest zbyt skomplikowane. Jeśli na dodatek co miesiąc mają podobne działania, przychody i koszt nie są zbyt duże, a także nie zatrudniają pracowników, to samodzielne prowadzenie nie będzie zbyt trudne. Przy okazji zmniejsza się koszty, bo nie trzeba wydawać pieniędzy na opłacenie biura rachunkowego.

Do prowadzenia samodzielnej księgowości nie trzeba mieć żadnych uprawnień. Jednak zanim przedsiębiorca zdecyduje się na rezygnację z usług biura rachunkowego, powinien szczegółowo zapoznać się z wszystkimi zasadami, które obowiązują przy prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.

Firma zatrudnia pracowników
Sprawa samodzielnego prowadzenia księgowości komplikuje się, gdy firma zaczyna zatrudniać pracowników. Wtedy oprócz księgi przychodów i rozchodów, dochodzi jest prowadzenie dość skomplikowanej i czasochłonnej dokumentacji związanej z kadrami i składkami do ZUS. W zależności od ilości pracowników i zaawansowania w księgowości właściciela firmy, można dalej samemu prowadzić wszystkie rozliczenia, zdecydować się na przekazanie tej czynności specjalistycznej firmie lub zatrudnienie własnego księgowego.

Jeśli decydujemy się na powierzenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu, to warto sprawdzić wcześniej kilka rzeczy. Bardzo ważne jest, czy biuro będzie reprezentować firmę w urzędzie skarbowym, to oszczędza czas i zapewnia komfort profesjonalnej reprezentacji. Koniecznie trzeba się dowiedzieć, jak wygląda dostarczanie dokumentów, czy można to np. robić elektronicznie, czy też wszystko należy zanosić osobiście oraz czy przedsiębiorca będzie mieć stały dostęp do informacji o swoich zasobach finansowych. Na koniec bardzo ważna, a często niedoceniana sprawa, czyli ubezpieczenie biura od odpowiedzialności cywilnej. Rzetelność biura najlepiej dyskretnie wybadać, pytając o opinie dotychczasowych klientów biura.

Ostatnią opcją jest zatrudnienie w firmie własnego księgowego. Jest to świetne rozwiązanie, ale najdroższe. Dlatego zwykle decydują się na nie duże firmy, które muszą prowadzić pełną księgowość. Zatrudniając księgowego, przedsiębiorca jest pewny, że będzie miał rzetelnie prowadzoną księgowość i pełny, stały dostęp do niezbędnych danych. Ponadto zostaje odciążony od spraw związanych z prowadzeniem księgowości, mając jednocześnie nad nią pełną kontrolę.